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Zeitgleiches und effektives Zusammenarbeiten mit kostenlosen Internet Tools

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Verschiedene Webseiten und Tools ermöglichen es mittlerweile, gezielt und produktiv im Internet zu arbeiten.

Der größte Vorteil dabei: Man kann im Team Ideen zusammentragen – und auch verwirklichen. Meist ohne auch nur einen Cent für Telefongespräche oder teure Office-Suites zu zahlen.

Denn es gibt fast für alle Probleme eine kostenlose Lösung im Internet!

Telefonkonferenz per Skype

Ok, Skype ist mittlerweile nun wirklich ein alter Hut, dass sehe ich ein. Doch wird Skye richtig benutzt, kann es einen großen Mehrwert bieten. Denn dort ist es ja bekanntlichermaßen möglich, dass nicht nur zwei Personen gleichzeitig miteinander reden, sondern ganze Gruppen.

Dies ist zum einen vorteilhaft für dezentrale Projekte wie Podcast-Aufnahmen, bei der die Gesprächspartner in den letzten Winkeln der Erde hocken können und immernoch einen Podcast zusammen aufnehmen.

Projektabsprachen

Doch um den wahren Nutzen Skypes zu verstehen muss man noch nicht einmal so global denken. Schon beim gemeinsamen Planen von neuen Projekten oder Koordination von Aufgabenbereichen.

Google Docs

Google Docs Oberfläche

Oberfläche meines Google Docs Accounts

Ein wahrer Meilenstein in Sachen Online Koordination stellt für mich Google Docs dar.

Vergleichen kann man es mit einer “Microsoft Office ‘Light Version’ “.

Aber die technischen Funktionen stehen bei Google Docs nicht allzu sehr im Vordergrund.

Der wichtigste Aspekt ist nämlich der Austausch über das Internet.

Dokument erstellen

Google Docs Login Screen

Mit den normalen Google Daten einloggen

Ob PowerPoint-Präsentation, Excel-Tabelle oder Text ist prinzipiell ersteinmal egal.

Grundsätzlich kann man sagen, dass für fast alle Zwecke Tabellen- und Textdokumente ausreichen.

Den Feinschliff sollte man sowieso mit der gewohnten Software-Suite offline am Computer durchexzerptieren.

Um Google Docs zu verwenden, ist ein Google Account nötig. Dieser ist aber in den meisten Fällen schon längst vorhanden…

Denn wer Youtube, Adsense oder Googlemail verwendet, kann mit diesem Account auch sofort bei Google Docs durchstarten.

Nach dem Login-Prozess kann man neue Dokumente mit dem Button “Create” erstellen. Im aufpoppenden Reitermenü wählt man nun mit einem Mausklick, welche Dokumentart gewünscht wird.

Nun kann dort der Name der Datei (Überschrift) erstellt werden. Doch nun zum wichtigsten Punkt: Der Integration weitere Mitarbeiter in einem Google Dokument.

Google Docs Berechtigungen vergeben

Hinzufügen weiterer Mitarbeiter mit E-Mail Einladungen

Integration weiterer Mitarbeiter

Um weitere Leute einzuladen, die den Text gestalten und editieren sollen oder dürfen, muss man den Weg über eine Art “E-Mail Einladung” gehen.

Dazu einfach auf den Menüeintrag “Share” klicken und im aufploppenden Fenster (siehe Screenshot) die E-Mail Adresse des gewünschten Mitarbeiters eintragen.

Dieser bekommt sofort eine Benachrichtigung in sein Postfach, und wenn er diese bestätigt, kann er sofort mitmachen – selbst wenn er keinen Google Docs Account hat.

Hochladen vorhandener Office Dateien

Ein nettes Extra-Feature ist möglicherweise auch erwähnenswert.

Bei Google Docs können nämlich nicht nur Dateien im Web erstellt werden, sondern schon fertige Dokumentdateien, aus Microsoft Office oder Open Office hochgeladen, bearbeitet und abgespeichert werden.

Damit ist dies auch eine spannende Backup-Methode, bzw. Alternative.

Flowchart

Flowchart für ein Webprojekt

Tool zur Visualisierung

Bei all den Textfunktionen fehlt unter der mächtigen Haube von Google Docs noch eine Funktion zur Erstellung von Flowcharts. Doch mithilfe zahlreicher Anbieter gibt es auch dafür Online-Lösungen:

Flowcharts erstellen

Ein Flowchart kann abstrakte Projekte und Zusammenhänge visualisieren und somit verständlich machen.

Die Erstellung ist sonst nur mit teurer Profi-Software wie Microsoft Visio möglich.

Eine gute und kostenlose Alternative dazu stellt der Online-Dienst LucidChart dar.

Auf dieser Seite lassen sich komplexe Flowcharts erstellen.

 

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