Digitale Transformation mit dem ERP-System

Die Digitale Transformation stellt Unternehmen aller Branchen vor große Herausforderungen. Wie diesen mit einer ERP-Software begegnet werden kann, lesen Sie hier.

 

Viele Unternehmen stehen vor der zentralen Aufgabe ihre Prozesse in ein neues digitales Zeitalter zu überführen. Dabei ist es nicht immer leicht die passende Software für das eigene Unternehmen zu finden, die nicht nur in der Lage dazu ist, sehr spezifische Abläufe in sich abzubilden, sondern gleichzeitig noch das Potential in sich trägt diese deutlich effizienter zu gestalten und teilweise zu automatisieren.

Was ist Enterprise-Resource-Planning?

Das Enterprise Resource Planning hilft Unternehmen nicht nur dabei ihre Ressourcen besser zu nutzen, sondern zeigt auch auf, wo sich weitere Einsparungspotentiale verbergen. Mit einer ERP-Software können Unternehmen ihre Prozesse in ein neues digitales Zeitalter führen und so die eigenen Marktposition stärken und stetig weiter ausbauen.

Eine zentrale Aufgabe eines Unternehmens besteht darin, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang nicht nur Materialien, sondern auch andere Mittel wie die Arbeitskraft des Personals, finanzielle Mittel, Anlagen und Maschinen oder auch Werkzeuge und andere Betriebsmittel verstanden. Eben sämtliche Mittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Genau hierin besteht die Aufgabe des ERP.

Mit einer ERP-Software werden alle Prozesse eines Unternehmens digital abgebildet und die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. So können abteilungsübergreifende und unternehmensweite Prozesse entstehen, bei denen deutlich mehr Ressourcen eingespart werden können. Unternehmen aller Branchen können von dieser Technologie profitieren und so die digitale Transformation erfolgreich gestalten.

Funktionen einer ERP-Software

Eine ERP-Software ist in der Regel modular aufgebaut. Sie setzt sich also aus mehreren Modulen zusammen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. Über die zentrale Datenbank sind all diese Module miteinander verbunden und können so untereinander Daten austauschen und kommunizieren.

Welche Module sich in einer ERP-Software finden, hängt maßgeblich von der Branche ab, in der ein Unternehmen tätig ist. So benötigt ein Dienstleistungsunternehmen beispielsweise kein Produktionsmodul, dafür jedoch eines für das Kundenbeziehungsmanagement. Werfen wir einen Blick auf ein paar grundlegende Module, wie sie sich in vielen Systemen anfinden lassen und gehen dabei noch weiter auf die Funktionsweise dieser ein.

Human-Resource-Management (HRM)

Das Human-Resource-Management wird softwareseitig mit vielen Automatisierungen unterstützt. Mitarbeiter können Mehrbedarfe an Arbeit beispielsweise direkt im System anzeigen und entsprechende Anforderungen an die neue Stelle formulieren. Diese Anzeige wird dann Entscheidern zur Prüfung vorlegt. Wird diese freigegeben kann automatisch an Hand der Anforderungen eine Stellenausschreibung erstellt und auf den gängigen Plattformen veröffentlicht werden.

Der gesamte Bewerbungsprozess ist durchzogen von Automationen, sodass viel Zeit und Raum eingeräumt werden, individueller auf die Bewerber einzugehen. Auch bestehende Mitarbeiter können deutlich besser betreut werden. Beispielsweise kann das System anzeigen, wann es wieder Zeit für eine Weiterbildung oder auch das nächste Gehaltsgespräch ist.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Ein CRM-System innerhalb der ERP-Software ermöglicht es Unternehmen einen besseren Blick auf die eigenen Kunden zu gewinnen und diese besser zu betreuen. Dafür wird für jeden Kunden eine eigene Kundenakte angelegt, in der sämtliche Informationen zu diesem gespeichert sind. Auf diese Weise wissen Servicemitarbeiter immer was zu Letzt mit dem Kunden besprochen wurde und können nahtlos dort ansetzen.

Auch der Vertrieb und das Marketing profitieren von der Zentralisierung der Daten. Auswertungen ermöglichen es, ein tieferes Verständnis zu den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden zu gewinnen. Zudem kann deutlich individueller auf die Kunden zugegangen werden, was für eine langfristige Kundenbindung sorgt.

Warehouse-Management-System (WMS)

Das Warehouse-Management-System bildet sämtliche Waren eines Unternehmens in sich ab und ermöglicht so eine effizientere Lagerhaltung und Warenverteilung. Bereits beim Wareneingang werden alle Waren gescannt und bekommen vom System den optimalen Lagerplatz zugewiesen. Auch ist für jeden Akteur im Unternehmen ersichtlich für welchen Prozess ein bestimmter Artikel eingeplant ist und wann dieser benötigt wird.

So wird die Transparenz deutlich erhöht und Fehler reduziert. Mittels ausgefeiter Bedarfsprognosen wird genau errechnet, wie viele Einheiten eines bestimmten Artikels vorrätig sein müssen. So werden Überlagerungen vermieden und es kann enorm viel gebundenes Kapital freigesetzt werden.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Mit einem DMS-System werden sämtliche im Unternehmen umherlaufenden Dokumenten digitalisiert und zentral gespeichert. In einer einheitlichen Ordnerstruktur werden so alle Dokumente in nur einer einzigen validen Version zentralisiert und entsprechend geschützt. Informationen werden so deutlich schneller zwischen den einzelnen Abteilungen verteilt und Datensilos aufgebrochen.

Dadurch werden Fehlerquoten massiv gesenkt, da alle Akteure mit denselben Informationen arbeiten. Auch werden die Daten revisionssicher und entsprechend aller datenschutzrechtlicher Verordnungen gesichert. So haben beispielsweise nur Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Daten, die diesen auch wirklich benötigen.

Fazit: ERP-Software unterstützt bei Digitalisierung

Damit die digitale Transformation von Unternehmen gelingen kann, bedarf es moderner Technologien, die zum eigenen Unternehmen passen. Mit einer ERP-Software implementieren Unternehmen genau das Tool, dass benötigt wird, um die eigenen Prozesse in ein modernes Zeitalter zu führen.

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