Insellösungen vs. ERP Komplett-System: Die wichtigsten Auswahlkriterien
Insel oder ERP Komplett-System ist eine Glaubensfrage in der Welt des ERP. Ist es nun besser, ein ERP Komplett-System zu betreiben, in dem wesentliche Funktionen bereits integriert sind, oder sollte man Inselsysteme nutzen?
Was ist eine Insellösung denn genau?
Insellösungen sind oft deutlich umfangreicher in ihrem Funktionsumfang und werden stets aktualisiert, weil deren Anbieter in einem härteren Wettbewerb bestehen müssen.
Die Inseln können wesentlich mehr als die vergleichbaren Module in ERP-Systemen, sie sind meist speziell für eine Branche entwickelt. Doch dies schlägt sich aber auch im Preis nieder. Anwender sind zudem etwas mehr gefordert, da sie in den unterschiedlichen Lösungen mit je einer eigenen Benutzeroberfläche unterwegs sind. Insellösungen müssen über Schnittstellen eingebunden werden. Der Datenaustausch muss überwacht werden. Dafür braucht es ggf. Monitoring-Funktionen. Im Notfall kann man darüber fehlgeschlagene Datenübertragungen erkenne und korrigieren.
Was ist besser? Insellösungen vs. ERP Komplett-System
In dieser Frage gibt es keine endgültige Antwort. Im Einzelfall wird hier abgewogen, welche der beiden Optionen die Beste ist. Es kommt auf mehrere Aspekte an: Kosten, Nachhaltigkeit der Datenstruktur, Benutzerfreundlichkeit sowie das Risiko in Individualanpassungen.
Einer der größten Vorzüge des ERP-Komplett-Systems ist die Möglichkeit, alle maßgeblichen Geschäftsprozesse in ein zentrales Software-Paket einzubinden. Anstelle von isolierten Business-Applikationen können User fachspezifische ERP-Module nutzen. Diese sind in dem ERP-System miteinander verknüpft, auf diese Weise ist hohe Daten- und Prozesssicherheit gegeben. Auch die externen Software-Lösungen könne von so einer Verknüpfung profitieren, wenn sie über eine Schnittstelle mit dem ERP-System verbunden worden sind.
Viele Unternehmen arbeiten mit isolierten Insellösungen. Hier nutzt beinahe jeder Fachbereich ein eigenes Tool, das losgelöst von den Rechnern anderer Abteilungen funktioniert.
Dieser Ansatz hat manchmal Vorteile. Meistens jedoch sind abteilungsübergreifende Prozesse viel ressourcenintensiver, als es notwendig ist.
Warum sind Insellösungen immer noch so aktuell?
Unternehmen, die eine große Anzahl einzelner Software-Lösungen nutzen, die ohne eine ERP-Anbindung arbeiten, haben dafür ihre Gründe. Dafür gibt es drei Szenarien:
1.) Auf einzelne Software-Applikationen kann nicht verzichtet werden:
Einige Unternehmen nutzen hoch spezialisierte Software-Pakete, die sie auf ihre einzelnen Arbeitsbereiche bzw. Branchen zuschneiden ließen. Das sind unter anderen CRM-Systeme, CAD-Tools oder Qualitätsmanagement-Software.
Diese Applikationen bringen eine große Funktionstiefe mit und decken nur einen Unternehmensbereich ab. ERP-Systeme können da nicht mithalten. Aus diesem Grund sind diese dedizierten Lösungen für Bereiche der einen Organisation nicht durch eine ERP-Software ersetzbar.
Wenn aber die Mitarbeiter abteilungsübergreifend regelmäßig mit der einen Anwendung unterwegs sind, dann behindern Insellösungen die Prozesse in einem Unternehmen.
2.) Aus Gewohnheit wird die Insel genutzt:
Andere Unternehmen bleiben bei ihren Insellösungen, weil die Belegschaft daran gewöhnt ist. Wenn die vorhandene Software-Landschaft zudem individuell an die abteilungsinternen Vorgänge angepasst ist, führen Änderungen schnell zu Widerstand bei dem Personal.
Die Mitarbeiter sehen nicht ein warum sie sich von einem bewährten System trennen sollen, das einwandfrei funktioniert. In diesen Unternehmen kommt dem Change Management einer ERP-Einführung eine enorme Rolle zu.
3.) In einer gewachsenen Software-Landschaft fallen Effizienzverluste erstmal keinem auf:
Einige Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass Prozesse im Ablauf durch die Nutzung mehrerer isolierter Insellösungen nicht effizient genug ist. Sie haben mit der Zeit mehrere Systeme eingeführt. Mit jeder der zusätzlichen Applikationen wurde die Prozesskoordination immer langsamer.
Dieser Effekt tritt schleichend ein und fällt nicht gleich auf. Erst durch eine vollständige Analyse der Prozesse wird er aufgedeckt.
Mit isolierten Insellösungen werden wertvolle Ressourcen verschwendet
Ganz gleich aus welchem Grund ein Unternehmen eine Insellandschaft bevorzugt: Keine Organisation kommt darum herum, die IT-Infrastruktur an ein ERP-System zu knüpfen. Dann ist ein System wie das eNVenta ERP Komplettsystem deutlich effizienter.
Sind wenige Inseln im Einsatz, dann ist in Ordnung sie zu nutzen. Bei geringem Datenvolumen kann eine abteilungsübergreifende Kommunikation auch manuell effizient gestaltet werden. Bei einer großen Software-Landschaft, die aus Inseln besteht sollte das Ziel sein, eine ERP Komplettlösung zu installieren. Das kann auf zwei Wegen passieren: Entweder Sie ersetzen die Software-Applikationen direkt durch ERP-Module oder Sie schaffen eine Integration besonders wichtiger Insellösungen in die Systemstruktur der ERP-Software.
Die Kalkulation bringt es an den Tag: Mehraufwand vs. Investition?
Einzelne Systeme können nicht effizient miteinander kommunizieren. Medienbrüche sind die Folge, die Daten- und Prozesssicherheit unterwandern. Sie verzögern die Prozesse, da mehr Abstimmung sowie Kommunikation zwischen einzelnen Fachbereichen benötigt wird. Unternehmen, ausschließlich auf Insellösungen setzen, verschwenden daher Ressourcen.
Insellösung oder ERP-System – Kosten vs. Nutzen
Ab welchem Punkt eine Insellandschaft Ressourcen verschwendet, lässt sich nicht pauschal bestimmen.
Es gibt Unternehmen mit einer Menge Insellösungen, und diese führen nicht zu verzögerten in den Abläufen. Das ist so, wenn einzelne Software-Tools kein wichtiger Teil im Tagesgeschäft sind, sondern sporadisch benutzt werden. Oder wenn die in den Inseln entstehenden Daten für eine Abteilung allein bedeutsam sind.
Sobald abteilungsübergreifend und regelmäßig mit der Software-Anwendung gearbeitet wird, sieht es wieder anders aus. Insellösungen behindern erfahrungsgemäß die Prozesse in einem Unternehmen.
Wenn der Vertrieb.B. ein eigenes CRM-System nutzt, auf das die anderen Bereiche nicht zugreifen können, führt dies zu fehlender Abstimmung. Verändert der Vertrieb etwas am Kundendatenstamm, bekommen das Mitarbeiter aus der Auftragsabwicklung nur mit, wenn sie gesondert dazu informiert werden.
Es geht hier also um die Kosten-Nutzen-Rechnung. Insellösungen verursachen zusätzlichen Koordinationsaufwand. Das ERP-System kostet erstmal Geld.
Der Vergleich ist nur möglich, wenn Sie das Ganze insgesamt betrachten. Stellen Sie fest, wieviel Zeit Mitarbeiter pro Monat dafür aufwenden, Daten manuell unter den isolierten Software-Anwendungen zu verschicken. Beachten Sie, die verzögerten Abläufe die negative Effekte haben können. Die Kundenzufriedenheit sinkt, wenn die Anfragen den Support spät erreichen und zu spät von diesem beantwortet werden.
Vergleichen Sie im Anschluss mit den Kosten des neuen ERP-System oder mit dem Aufwand der Anbindung an die bestehende ERP-Lösung. Das ist solid als Entscheidungsbasis.
Vergessen Sie den Menschen dahinter nicht!
Bei der ERP-Einführung stoßen Sie bei der Belegschaft auf Widerstand. Viele der Mitarbeiter sind an den bestehenen Status gewöhnt und sind mit einem neuen System erstmal überfordert.
Es kommt auch zu Generationenkonflikten. Um dem entgegenzuwirken, müssen Sie beim Change Management geschickt vorgehen. Erfahrenen Mitarbeitern sollten Sie Aufgaben zuweisen, bei denen sie keinen intensiveren Kontakt zu dem neuen ERP-Komplett-System haben. Klärende Gespräche können auch helfen, die Angst abbauen und in denen Sie erfahreneren Fachkräften Vorteile der neuen Software persönlich vor Augen führen.
Fazit
Insellösungen haben für kleinere Unternehmen durchaus Vorteile. Sie sind günstiger und können nach und nach eingeführt werden. Inseln sind fachspezifisch. Sie sind aber ineffektiv, da eine Kommunikation zwischen einzelnen Bereichen nicht möglich ist.
Das ERP Komplett-System ist kostenintensiv spart aber viele Wege, denn es ist von jedem der Mitarbeiter einsehbar. Es gibt keine Verzögerungen mehr. Also ist es eine Kosten-Nutzen-Frage für welche Lösung man sich entscheidet.